Pendahuluan
Pemilihan sistem ERP tanpa mempertimbangkan secara seksama pada metodologi implementasi sama halnya dengan memilih rumah sakit untuk operasi jantung berdasarkan hanya pada arsitektur gedung tetapi mengabaikan pengalaman ahli bedahnya. Hampir tidak ada seorangpun yang memilih operasi jantung hanya berdasarkan pada rumah sakit, sebaliknya banyak perusahaan yang memilih menggunakan sistem ERP hanya berdasarkan sistem arsitektur dan fungsinya.
Hasilnya dapat ditebak, sistem ERP baru diinstal, terjadi transaksi order masuk, produk dikirim dan tagihan terbayar. Selanjutnya apa yang terjadi ? tidak ada seorangpun yang benar – benar puas dengan hasil ini. Kepuasan pelanggan tidak mengalami perubahan, keuntungan tidak bertambah, kualitas kerja menurun sementara karyawan berputar – putar untuk mempelajari sistem tersebut. Akhirnya, perusahaan melanjutkan perjuangan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dan keras.
Apa sebenarnya yang terjadi ? Jawabannya mungkin konsultan/software provider tidak memiliki tim yang solid dalam mengimplementasikannya karena tidak mempunyai metodologi implementasi yang teruji secara nyata. Implementasi dan instalasi adalah dua hal yang berbeda. Tujuan dari instalasi adalah berpindah dari satu produk software ke software lain dengan tingkat kerusakan yang lebih kecil. Sedangkan tujuan implementasi adalah mendorong perusahan dalam mencapai tujuan utama bisnis dengan perencanaan yang matang dalam melakukan transformasi proses bisnis yang didukung oleh software serta teknologi yang sesuai.
Keberhasilan implementasi tidak diawali dengan pemilihan software provider, tetapi diawali dengan mendifinisikan sasaran bisnis. Bagaimana menilai kemampuan software provider dalam membantu melakukan transformasi bisnis ? Terdapat 3 kunci penting. Pertama, melakukan evaluasi bagaimana pendekatan penjualan dan keseriusan mereka dalam membantu mencapai sasaran perusahaan. Kedua, telitilah referensi pekerjaan secara cermat, dan terakhir, bagaima model metodologi implementasi mereka.
1. Model Pendekatan Penjualan yang Objective-Oriented
Keberhasilan dalam implementasi sistem ERP tergantung pada model kerjasama dengan software provider yang terpercaya dan kompeten. Software provider harus memberikan solusi peningkatan proses bisnis sehingga implementasi sistem dapat maksimal, kekuatan partner akan terbentuk yang selanjutnya akan menimbulkan keuntungan bagi kedua belah pihak. Terdapat beberapa kriteria dalam memilih software provider ERP :
a) Rencana implementasi sebelum penyeleksian, Komunikasi antara tim internal dengan software provider sangat diperlukan dalam membahas tantangan – tantangan yang ada, kebutuhan dan sasaran, struktur organisasi dan budaya perusahaan. Software provider yang telah terseleksi harus siap dengan pemikiran solusi tentang kemudahan dan cara paling efisien dalam mengimplementasikan sistem sesuai dengan kapasitas yang dibutuhkan. Software provider harus dapat memberikan rencana awal implementasi meskipun kontrak belum ditandatangani.
b) Pemahaman yang jelas tentang bisnis perusahaan, Selanjutnya tahap observasi harus dilakukan oleh tim internal untuk membahas tentang bagaimana keterlibatan Software Provider dalam membantu mengindentifikasi dan mempelajari proses bisnis serta tantangan yang menjadi dasar dari proses pemilihan software provider. Setelah tujuan jangka pendek dan jangka panjang diartikulasikan dengan jelas, maka software provider harus menunjukkan bagaimana tim dan aplikasinya mampu dalam mencapai tujuan tersebut secara bertahap. Sebuah indikator dalam mengukur kapasitas software provider adalah dengan menilai bagaimana mereka mendemonstrasikan serta menjelaskan solusi secara spesifik dalam mencapai titik impas investasi teknologi (Return of Invesment).
c) Agen Perubahan (Change Agent), Ketika software provider ERP terseleksi, mereka harus tampil untuk menjadi soerang “Agen Perubahan”, yang memiliki kemampuan dalam mendorong proses perubahan perusahaan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi. Selain itu software provider juga harus mampu menjelaskan keuntungan yang akan diperoleh baik secara jangka pendek maupun jangka panjang atas perubahan yang akan dilakukan, tanpa mengabaikan segala bentuk respon yang diberikan oleh karyawan.
2. Pengecekan Referensi Pekerjaan – The Moment of Truth
Setiap software provider ERP akan dapat membuat daftar referensi yang bagus. Yang membedakan antara referensi yang baik dan buruk adalah sampai pada tingkat mana metodologi implementasi mereka telah teruji dan terbukti. Pada beberapa kasus menunjukkan kegagalan yang paling banyak terjadi adalah lemahnya Implementasi IT serta membengkaknya biaya.
Sampai sekarang belum terdapat ukuran bagaimana menentukan kebenaran atas kapabiiltas software provider ERP. Beberapa pertanyaan berikut mungkin dapat membantu dalam melakukan penyeleksian software provider:
1. Pada tahap mana proses implementasi dimulai ? Apakah dimulai sebelum dilakukan evaluasi terhadap software dan proses penyeleksian software provider ?
2. Bagaimana software provider memahami, mendokumentasikan dan memberikan usulan perbaikan tentang kompleksitas permasalahan dan proses bisnis yang sedang terjadi ?
3. Bagaimana software provider mengembangkan, mendokumentasikan, memonitor, mengkomunikasikan dan mengatur batasan proyek ? Bagaimana tingkat profesionalitas, kualitas pengalaman dan pengetahuan software provider dan project manajernya ?
4. Dibidang industri apakah rencana implementasi yang pernah diterapkan software provider ?
5. Apakah model implementasinya sesuai dengan biaya yang diestimasikan ? Dan sasaran dalam memenuhi deadline apakah masih dalam jadwal yang direncanakan ?
6. Bagaimana efektifitas software provider dalam merespon problem selama proses implementasi berlangsung ?
7. Apakah proses implementasi berjalan dengan mulus atau gagal karena terdapat beberapa kasus yang belum diantisipasi ?
3. Memahami Metodologi Implementasi
Memahami apa yang akan terjadi baik setelah implementasi maupun selama dilakukan implementasi terbukti dapat menghidarkan banyak problem. Dengan metodologi yang terstruktur, software provider sebaiknya melakukan survei pada organisasi perusahaan untuk mendapatkan pemahaman secara lengkap tentang proses bisnis dan tujuannya.
a) Fokus Implementasi pada perbaikan proses, Untuk mengetahui pentingnya sebuah Return on Invesments (ROI) pada Sistem ERP perlu dipertimbangkan beberapa poin penting seperti dibawah :
1. Proses yang ada haruslah dijelaskan secara obyektif untuk memperbaiki proses – proses yang kurang efisien.
2. Mengidentifikasi proses – proses yang berdampak pada perusahaan.
3. Komunikasi yang tidak lancar.
4. Sistem pelaporan yang kurang praktis.
5. Layanan – layanan lain yang sangat time consuming dan kurang cepat.
Dengan parameter tersebut kemudian dibuat sebuah ukuran dengan dukungan data yang ada untuk menyusun target perbaikan dengan sistem yang baru.
b) Model metodologi implementasi, Untuk membantu mencapai ROI (Return on Investment) secara cepat dan efektif, terdapat beberapa acuan yang terdiri dari 7 tahap implementasi, yaitu : Penemuan (Discovery), Strategi, Analisa Bisnis ,Pendidikan & Pelatihan, Konfigurasi Aplikasi, Penelaahan Kesiapan (Readiness Assessment) dan Pelaksanaan (Deployment)
4. Faktor – Faktor Yang Mempengaruhi Keberhasilan Implementasi
a) Pengalaman, Pengalaman adalah komoditas yang bernilai dalam menjamin keberhasilan pada semua proyek ERP. Software Provider yang memiliki tim implementor sendiri mempunyai tingkat keberhasilan lebih tinggi dibanding Software Provider yang menggunakan implementor pihak ketiga. Hal ini disebabkan karena tim implementor internal software provider umumnya lebih memahami perilaku aplikasinya dan bagaimana mengaplikasikannya secara efektif.
b) Manajemen Proyek, Keberhasilan sebuah proyek implementasi ditentukan oleh beberapa faktor penting seperti koordinator project, project planning, organisasi tim dan model kepemimpinan, proses re-engineering, penyelesaian masalah dan komunikasi. Manajemen proyek yang efektif adalah kunci utama dalam menyelesaikan proyek secara tepat waktu serta sesuai dengan biaya yang dianggarkan. Hal ini dapat mengurangi isu – isu yang muncul yang tidak diinginkan pada saat go-live yang mengakibatkan membengkaknya biaya.
c) Business Process Reengineering (BPR), Model metodologi BPR terbagi atas 6 tahap:
1. Mengembangkan dan mendefinisikan visi bisnis dan tujuan operasional
2. Mengidentifikasi pengaruh atas proses yang akan didisain ulang
3. Membuat detil dokumentasi atas proses yang ada serta penilaian performance proses tersebut.
4. Mengidentifikasi teknologi informasi yang akan membantu disain proses.
5. Melakukan disain dan pembuatan protipe atas proses baru.
6. Mengimplementasikan proses baru.
d) Customer – Support, Software provider harus memberikan solusi dan bantuan atas pertanyaan dan bantuan yang dibutuhkan oleh perusahaan baik selama atau setelah implementasi. Layanan ini umumnya adalah sebuah call center yang terdiri atas staf yang pengalaman, trainer, konsultan, teknisi instalasi atau bagian customization software.
e) Konversi Database, Proses migrasi data dari satu atau lebih database lama menjadi database baru merupakan bagian yang tidak terpisahkan pada setiap proyek implementasi. Software provider harus mampu bekerja sama dengan staf teknis internal perusahaan dalam mengembangkan strategi yang solid untuk mengkonversi data yang akan diterapkan pada sistem yang baru.
f) E–Commerce, E-commerce mempunyai pengaruh yang penting bagi perusahaan manufaktur dalam menjalankan bisnisnya karena dinilai mampu meningkatkan penjualan dengan tingkat keamanan yang kompetitif. Software provider ERP harus mampu memberikan bantuan dalam memprakarsai sebuah ecommerce seperti form – form yang berbasis Web (Web-based) untuk melakukan penginputan order atau tracking order melalui sebuah portal yang terjamin keamanannya.
g) Pendidikan dan Pelatihan, Elemen utama yang seringkali diabaikan dalam proses implementasi yang bersifat “Fast-Track” atau “Template Driven” adalah elemen pendidikan. Dengan pelatihan sebagai driving force akan memacu perusahaan dalam mencapai Return on Investment yang jelas. SDM perusahaan akan memiliki kemampuan serta pengetahuan yang cukup yang dibutuhkan untuk mendorong keberhasilan implementasi sistem ERP, memahami bagaimana menggunakan sistem untuk mempersingkat siklus kerja, memperbaiki cash flow, memprakarsai ecommerce dan meningkatkan produktifitas serta keuntungan. Perlu dilakukan evaluasi atas metodologi implementasi pada calon software provider dalam melakukan proses pelatihan dan pendidikan, seperti :
1. Apakah perencanaan model pendidikan dan pelatihan terbagi dalam bebarapa level ?
2. Sebagai contoh, pelatihan untuk para eksekutif dilakukan secara summary training, sedangkan untuk level user pada departemen dilakukan pelatihan secara detail trainning.
3. Apakah user akan memperoleh pengetahuan dan skill yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja dan produktifitas mereka ?
4. Apakah terdapat checklist dalam mengukur kemampuan dan skil user sebelum software dilakukan go-live ?
5. Apakah sistem dilengkapi dengan tahap - tahap instruksi bagi user yang ingin belajar sendiri ?
5. Faktor – Faktor Keberhasilan Sistem ERP
Mengimplementasikan sistem ERP adalah sebuah pekerjaan besar, lebih besar dari sekedar instalasi software baru. Terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
1. Komitmen. Keberhasilan implementasi penggunaan sistem baru tergantung pada komitmen dari semua komponen perusahaan mulai dari tingkat warehouse hingga level eksekutif.
2. Teknologi Baru. Dipandang dari sisi user transisi teknologi merupakan sebuah perubahan tampilan entry dan fungsionalitas pekerjaan sehingga dibutuhkan effort yang besar untuk menyesuaikan dengan kebiasaan yang sudah dilakukan bertahun – tahun. Oleh karena itu dibutuhkan Tim IT yang solid untuk memberikan masukan tentang keunggulan penggunaan teknologi baru yang akan mempercepat dan mempersingkat pekerjaan mereka.
3. Metodologi Implementasi. Rencana detil implementasi yang fokus pada proses dan strategi yang telah didefinisikan secara cermat akan mempercepat ROI dengan resiko yang kecil.
4. Memprediksi Yang Tidak Terprediksi. Harus dipahami bahwa pada setiap model implementasi sistem ERP baru akan selalu terdapat hal – hal yang tidak diinginkan diluar yang telah direncanakan. Pemilihan software provider dengan pengalaman yang matang akan menjadi jaminan terbaik dalam melaksanakan proyek sesuai rencana tanpa terjadi gangguan.
Kesimpulan
ERP adalah sebuah investasi lebih dari sekedar teknologi. Yaitu investasi dalam bisnis dan sumber daya yang mendukung bisnis tersebut. Sangatlah mudah untuk menempatkan sistem dalam suatu perusahaan dan melatih mereka untuk menggunakannya dengan metode “How – To”. Tantangannya adalah mengimplementasikan sistem pada suatu perusahaan dimana budaya kerja merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pengembangan bisnis itu sendiri dalam memenuhi visi perusahaan.
